E-Rechnungen im Auftrags-MANAGER

Mit dem Zusatzmodul E-Rechnung, können Sie elektronische Rechnungen (E-Rechnung im Format EN 16931) - der neue EU Standard für elektronische Rechnungen - erstellen und automatisch per E-Mail versenden.

Folgende Formate der E-Rechnung sind möglich:

- UBL Format
- Cll Format
- ZUGFeRD-Format
- XML-Laborrechnung

Sehen Sie hierzu auch das Video

oder auch das Video über E-Rechnung Erstellung z.B. Deutsche Bahn AG

Kundentypen im Rechnungsprogramm

Im Auftrags‑MANAGER stehen im Kundendialog aktuell vier unterschiedliche Kundentypen zur Verfügung, die speziell für die Erstellung elektronischer Rechnungen (E‑Rechnungen) vorgesehen sind. Jeder Kundentyp definiert, welche strukturierten Daten für die spätere XML‑Erzeugung benötigt werden und ob zusätzliche Identifikationsmerkmale wie Leitweg‑ID oder GLN erforderlich sind. Dadurch lässt sich das Verhalten des Systems exakt an die Anforderungen verschiedener Branchen und Empfängergruppen anpassen.

1. Einfach – nur die notwendigsten Daten

Dieser Kundentyp ist für sehr einfache E‑Rechnungen gedacht, bei denen nur ein minimaler Datensatz erforderlich ist.

• Es werden ausschließlich die Pflichtangaben einer elektronischen Rechnung abgefragt.

• Keine Leitweg‑ID notwendig.

• Ideal für kleine Unternehmen, interne Abrechnungen oder Empfänger, die keine erweiterten strukturierten Daten benötigen.

Damit eignet sich dieser Modus besonders für Anwender, die E‑Rechnungen ohne komplexe Zusatzinformationen erstellen möchten.

2. Standard – vollständige E‑Rechnungsdaten ohne Leitweg‑ID

Der Standard‑Kundentyp bildet den üblichen Umfang einer E‑Rechnung ab.

• Alle relevanten Daten einer E‑Rechnung werden benötigt (z. B. vollständige Adressdaten, Zahlungsinformationen, Steuerangaben).

• Keine Leitweg‑ID erforderlich.

• Geeignet für die meisten Geschäftskunden, die strukturierte Rechnungen empfangen, jedoch keine behördenspezifischen Identifikationsnummern verwenden.

Dieser Kundentyp ist der typische Einsatzfall im B2B‑Alltag, sofern keine speziellen Anforderungen bestehen.

4. B2B – Business‑to‑Business mit erweiterten Anforderungen

Dieser Kundentyp richtet sich an Geschäftskunden, die zusätzliche Identifikationsmerkmale benötigen.

• Es werden alle Daten einer E‑Rechnung benötigt.

• Zusätzlich muss eine GLN‑Nummer (Global Location Number) sowohl in den Stammdaten als auch in den Kundendaten hinterlegt werden.

• In der Rechnung selbst wird außerdem eine Lieferscheinnummer benötigt.

• Dieser Kundentyp wird häufig im Handel, in der Logistik oder bei Unternehmen mit standardisierten Lieferprozessen eingesetzt.

Durch die GLN‑Nummer und die Lieferscheinnummer wird eine eindeutige Zuordnung von Warenbewegungen und Rechnungen ermöglicht.

Hinweis zur E-Rechnung

E-Rechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Mit dem Standard E-Rechnung setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitee für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um.

E-Rechnung wurde im Rahmen der Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung (XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV)) entwickelt.

Quelle Wikipedia, siehe auch hierzu den Link https://de.wikipedia.org/wiki/XRechnung

Hinweise!

- Ein normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung

- Für die Erstellung einer E-Rechnung B2G (Business-to-Government) wird eine Leitweg-ID des Rechnungsempfänger benötigt,

  diese muss eine Länge zwischen 10 und 100 Zeichen haben.

- Für die Erstellung einer E-Rechnung B2B (Business-to-Business) wird eine GLN-Nummer des Rechnungsempfänger benötigt,

- Für die Erstellung der E-Rechnungen muss das Zusatzmodul E-Rechnungen aktiviert werden.

Pflichten für Firmen ab 2025

Siehe auch ZUGFeRD Rechnung

Siehe auch Fragen zu E-Rechnungen

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