GoBD Archivierung im Rechnungsprogramm Auftrags-MANAGER
Um Rechnungen GoBD-konform zu archivieren kann ab der Version 8.0 im Rechnungsprogramm Auftrags-MANAGER die integrierte Archivierung oder ein Dokumentenmanagment-System (DMS) genutzt werden (Siehe unten).
Die GoBD-Richtlinien für eine Rechnungsarchivierung sind:
- Sichere Aufbewarung
- Unveränderbarkeit
- Nachprüfbarkeit
- Nummerkreis lückenlos
Bei der internen GoBD-Archivierung werden Rechnungen nach einem Ausdruck in eine PDF-Datei gewandelt und diese anschließend in das GoBD-Archiv archiviert. Jede erstellte und archivierte Rechnung erhält eine eindeutige ID, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Wurde eine Rechnung bereits archiviert, kann diese nach anlegen einer neuen Version im GoBD-Archiv erneut archiviert werden. Änderungen von fortlaufenden Rechnungsnummern werden ebenfalls mit einem Hinweis in das GoBD-Archiv eingetragen.
Mit dem Externen GoBD-Viewer können Sie Ihr GoBD-Archiv jährlich z.B. für Ihren Steuerberater exportieren und weitergeben.
Siehe auch hierzu die Videos
GoBD-Archivierung im Rechnungsprogramm Auftrags-MANAGER in der Version 8.0
Auf Wunsch kann die GoBD-Archivierung auch in die Cloud erfolgen. Hierzu kann mit dem cloudfähigem Rechnungsprogramm Auftrags-WEBManager auf das GoBD-Archiv mit einem Zugang z.B. für Ihren Steuerberater zugegriffen werden.
Dokumentenmanagement:
Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.
Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement ( verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme eingesetzt.
(Quelle: Wikipedia)
Der Auftrags-MANAGER unterstützt derzeit folgendes Dokumentenmanagment-System (DMS):
- Office Manager (https://www.officemanager.de)
Nach der Erstellung von Formularen (Rechnungen, Angeboten usw.) im Rechnungsprogramm Auftrags-MANAGER werden automatisch PDF-Dateien erstellt, und diese dann in das DMS-System importiert.